Il modo migliore per organizzare spedizioni per eventi e fiere: tutto quello che c’è da sapere

Anche nell’era del commercio elettronico e in un mondo iperconnesso come l’attuale, gli eventi e le fiere di settore continuano a svolgere una funzione molto importante. Ad esse, infatti, le imprese affidano il compito di interloquire personalmente coi propri clienti o potenziali tali.

Ogni venditore provvisto della necessaria abilità sa perfettamente che l’incontro fisico coi potenziali clienti, e la stretta di mano che inaugura e conclude l’interlocuzione con essi, rappresenta una esigenza che il web non può assolvere. Una interlocuzione la quale può sensibilmente accelerare la strada verso la conclusione di un contatto. In tempi indiscutibilmente più brevi rispetto alla conversione in tal senso di una interazione online.

Se il venditore è in possesso di doti oratorie e di affabulazione adeguate, le fiere e gli eventi di settore sono il luogo ideale per metterle in evidenza. A patto che la loro esternazione sia preceduta da una logistica adeguata.

L’importanza della logistica

Si immagini una lunga conversazione tra venditore e potenziale cliente, al termine della quale il primo sarà arrivato a convincere la controparte sulle virtù di un determinato prodotto e sui vantaggi che esso può offrire. Resta solo un ultimo passo, ovvero la dimostrazione pratica di quello che tale prodotto può fare. Se lo stesso è disponibile nello stand, tutto sarà filato liscio come l’olio. In caso contrario tutti gli sforzi fatti si saranno rivelati vani.

Proprio per questo la logistica ricopre un ruolo fondamentale anche in queste occasioni. Deve cioè essere tutto predisposto in modo tale che il materiale da esporre e da usare come strumento per convincere la clientela sia non solo presente, ma anche sistemato in una determinata posizione, in grado di facilitarne il rintracciamento.

I passaggi fondamentali

I passaggi fondamentali in questa ottica, sono senz’altro i seguenti:

1. la preparazione delle merci che devono essere esposte, avendo cura di dar luogo ad un imballaggio in grado di preservarne l’integrità e attutire i sempre possibili scossoni e urti che caratterizzano una spedizione;
2. la loro consegna al corriere incaricato presso il proprio domicilio, il quale provvederà al successivo invio entro i termini indicati;
3. la riconsegna del materiale una volta che la rassegna si sarà conclusa;
4. la ricezione dei pacchi presso il domicilio di partenza.

Va anche ricordato che questo modus operandi deve essere praticamente perfetto e oliato in maniera da potersi ripetere di volta in volta in corrispondenza degli eventi cui un’azienda prevede di partecipare nel corso dell’anno. A volte queste manifestazioni si svolgono in archi temporali molto ravvicinati, costringendo le aziende interessate a un ulteriore sforzo il quale deve essere sincronizzato al meglio, per non creare improvvise falle.

L’importanza del corriere

Proprio le esigenze che abbiamo appena prospettato, fanno capire come in un processo di questo genere nulla vada lasciato al caso. A partire proprio dalla scelta del corriere cui affidarsi per poter avere la garanzia di passare fiera dopo fiera senza dover scontare problemi logistici in grado di rendere poco produttiva la propria presenza.

Se si pensa che molte aziende preferiscono utilizzare un proprio stand, invece di appaltarne uno dall’ente che le organizza, si può facilmente comprendere come il primo passo per non trovarsi a dover fare i conti con imprevisti è rappresentato dalla individuazione di spedizionieri specializzati in questo genere di operazioni.

Aziende che hanno già varato procedure particolari in modo da evitare improvvise complicazioni o comunque attutirle per quanto possibile. In particolare dando vita a piani strutturati proprio per garantire trasporti molto rapidi, abitualmente in grado di smontare e ritirare le merci e il materiale ad esse affidato nel giro di una giornata al massimo o poco più se il carico è di una certa rilevanza.

Considerato che in alcuni casi le aziende interessate sono in giro per periodi di tempo che possono arrivare a mesi, l’affidarsi a questi spedizionieri rappresenta un vantaggio di non poco conto. Traducendosi infine in un meccanismo perfettamente oliato, tale da giustificare la spesa sino a trasformarla in un vero e proprio investimento.

Soprattutto per quanto concerne le spedizioni fuori dai confini nazionali, per le quali occorre conoscere alla perfezione i regolamenti doganali, le eventuali eccezioni e tutte le questioni che possono diventare un ostacolo non indifferente per chi non sappia come muoversi.

Le spedizioni online

Se gli eventi di settore e le fiere sono una realtà che prescinde dal web, la ricerca di un corriere adatto allo scopo può invece essere condotto su Internet, con la fondata speranza di trovare aziende di spedizione in grado di mixare qualità del servizio e convenienza dell’invio.

I siti di spedizioni online sono in effetti ormai una vera e propria realtà dalla quale è difficile prescindere se si intende risparmiare senza dover sacrificare la necessaria qualità dell’invio. Si calcola che per tale via sia addirittura possibile risparmiare sino al 70/80% rispetto alle tariffe normalmente praticate dalle aziende del settore. Un livello tale da far capire la convenienza di reperire il proprio spedizioniere sul web.