Come compilare la fattura commerciale nel caso di spedizioni fuori dall’Unione Europea

Per chi deve spedire merce venduta fuori dal territorio nazionale, i dubbi sono molti, soprattutto relativi alla compilazione della fattura commerciale. Se nel caso dell’eurozona i regolamenti sono sempre gli stessi, la cosa può variare non poco fuori dal territorio continentale, ove le normative non sono unificate.

Una ipotesi, quella della vendita in parti lontane del globo, la quale deve essere sicuramente messa in conto, soprattutto da chi propone prodotti nobilitati dall’appartenenza al Made in Italy, un marchio di qualità che continua a tirare in ogni parte del mondo, anche in un momento in cui il commercio internazionale risente dei contraccolpi della situazione sanitaria fuori controllo e delle guerre commerciali instaurate dagli Stati Uniti contro Cina e Unione Europea.

Il problema della fattura commerciale

Se nel caso dell’Unione Europea per spedire merce basta solitamente la lettera di vettura, il quadro cambia ove la spedizione sia all’esterno di essa. In questa seconda eventualità, infatti, la questione della burocrazia può rivelarsi molto più complessa.

Occorre partire da un dato ben preciso: fuori dall’UE il pacco spedito e contenente la merce venduta deve essere accompagnato dalla fattura commerciale (o pro forma nel caso non veda coinvolte ragioni di vendita o acquisto) e dalla dichiarazione di libera esportazione.

Se la seconda non riveste eccessiva importanza (ma è necessario comunque accluderla), la prima deve invece essere compilata con grande attenzione, per non rivelarsi un fattore di problemi alla dogana o durante il trasporto. Andiamo di conseguenza a vedere come occorre compilarla.

Come compilare la fattura commerciale per le spedizioni extra-UE

Il nome che indica alternativamente la fattura è quello di dichiarazione doganale. Una indicazione derivante proprio dal suo valore e dalla sua funzione di lasciapassare nel passaggio da uno stato all’altro.

Quando si deve procedere alla sua compilazione, devono essere riportati dati come quelli relativi agli indirizzi di mittente e destinatario, i riferimenti necessari per il tracciamento, la lista degli oggetti presenti all’interno del pacco spedito con una descrizione, il motivo del trasporto (ove si tratti di invio commerciale), il valore della merce inviata e il costo della spedizione.

Dati i quali devono essere indicati con la massima chiarezza e cura, in quanto basta un piccolo errore per aprire la strada a sanzioni, ritardi e blocchi.

La fattura commerciale passo dopo passo

Trattandosi di un documento di carattere internazionale, la fattura commerciale deve sempre riportare l’esatto contenuto della spedizione in lingua inglese, per ovvi motivi. Si tratta infatti della lingua considerata la chiave di volta in una lunghissima serie di settori, a partire proprio da quello del commercio.

E prima di partire, occorre sapere che non deve mai essere segnato un valore commerciale pari allo zero quando si spedisce un pacco, in quanto in tal caso non sarebbe accettato.

I passi sono quindi i seguenti:

1. From, ovvero il mittente, in pratica l’azienda che effettua la spedizione. In questo caso devono essere specificati ragione sociale, indirizzo, città e codice postale, Paese, un recapito telefonico e il codice fiscale o la partita IVA;
2. Ship to, il destinatario, per il quale i dati sono gli stessi ma relativi a chi riceve, quindi con nome e cognome al posto della ragione sociale;
3. Shipment Details, in pratica i dettagli della spedizione. In questa sezione occorre indicare:
   – Tracking, il numero di ricerca indicato sull’etichetta di spedizione grazie al quale è possibile tracciare la merce;
   –  Invoice, il numero di fattura che è stato assegnato dal mittente;
   – Date, che consiste solitamente nella data in cui è avvenuta la transazione ai fini della spedizione e non quella dell’affidamento al corriere;
   – PO, indicante il numero dell’ordine di acquisto che è stato assegnato dal mittente;
   – Term of sale, ovvero le condizioni di vendita relative alla fatturazione, cui spetta il compito di indicare su chi, tra venditore e acquirente, ricade l’onere di pagare le spese (non solo la spedizione, ma anche l’assicurazione, le tasse collegate all’importazione e le imposte doganali) e di definire il cambio di proprietà dei beni in causa;
   – Reason for export, quindi la ragione alla base dell’esportazione, in questo caso la vendita oppure la natura di regalo, nell’eventualità che l’invio sia effettuato da un privato;
4. Sold to Information, in questo caso i dati completi nel caso il destinatario non sia l’acquirente del bene (ad esempio trattandosi di un regalo);
5. Package Details, i dettagli relativi al modo in cui è stato imballato il pacco, con le seguenti voci:
   – Unit, quindi la quantità di merce, ovvero il numero dei singoli articoli per tipo di descrizione inviati;
   – U/M, una abbreviazione per Unità di misura, che può essere espressa in pezzi, paia o altro;
   – Description of goods, la descrizione particolareggiata degli articoli contenuti;
   – Harm Code, ovvero i codici doganali armonizzati, sistema globale di classificazione delegato a velocizzare le esportazioni, con conseguente riduzione di ritardi e spese aggiuntive;
   – CO, il paese da cui provengono i prodotti;
   – Unit value, il valore unitario degli articoli;
   – Total value, quello relativo all’insieme degli articoli inviati;
6. Declaration Statement, la dichiarazione per il caso che i prodotti siano soggetti a una licenza o di libera esportazione, cui è acclusa una sezione recante firma e data;
7. Final Cost / Value Information, il costo finale e le informazioni sul valore, che sono le seguenti:
   – Invoice line total, il valore complessivo dell’intero contenuto, escluso l’imballaggio;
   – Discount/Rebate, l’eventuale sconto o ribasso praticato dal mittente;
   – Invoice sub-total, in pratica importo totale derivante dallo sconto applicato;
   – Freight, le spese per il trasporto;
   – Insurance, l’importo pagato assicurare il carico;
   – Other, le eventuali spese aggiuntive;
   – Total Invoice, il complesso della fattura una volta aggiunte le spese e gli sconti;
   – Total number of packages, il numero complessivo dei colli spediti;
   – Total weight, il peso incluso l’imballaggio;
   – Currency code, ovvero il codice di valuta indicante i valori della merce.